葳葳生活補給站

《簡潔的威力：注意力短缺時代，說得越少，影響越大！》

我每天收到幾百封電子郵件，但願大家可以在第一句就寫出他們想做什麼，我可不需要知道所有前因後果才做決定。言簡意賅確實能省下所有人的時間。── 創業大師 蓋伊．川崎











在資訊肥胖時代，本書是你亂中求序、脫穎而出的致勝武器。── 《行銷的語言》作者 山姆．洪恩











我是一位軍事將領，能夠說出一個簡潔扼要的故事，確實有助於我在偶爾不甚友善的海外媒體環境中，順利傳達訊息。我遵循作者的指導而成為溝通更有效率，更能發揮影響力的領袖。── 退役上將威廉．卡德威爾

• 
  
  

  作者介紹

  
  
  
  
  
  喬．麥柯馬克（Joseph McCormack）
  
  美國精簡大師
  
  作者志在教導組織機構嫻習簡潔溝通的藝術。身為資歷豐富的行銷主管、成功的創業者暨暢銷書作家，他以擅長敘事及說故事而享譽業界。「少即是多」是他終生信守、奉行不渝的座右銘。他為美國特種作戰司令部，擬定一套策略性敘事的教育訓練後，經過多年研究發展，更在2013年創辦了BRIEF Lab訓練中心。除了為軍事將領提供諮詢，他的服務對象還包括企業高階主管，指導他們如何發表重要談話及提出策略計畫。固安捷公司、哈雷機車、USG公司、BMO Harris銀行、SAP軟體公司、萬事達卡、亨氏食品、羅氏大藥廠、仲量聯行都是他的客戶。
  
  他創辦雪菲爾德公司，協助客戶用說故事、將敘事視覺化的方式傳遞訊息。曾獲邀在多個產業及研討會發表演說，主題多為如何傳遞訊息、述說故事、推動改變及培養領導力。他曾於芝加哥名列前五大的凱旋公關擔任行銷部副總，任內推出新的服務模式，旨在強化訊息本身，以及與市場影響力人物之間的互動。目前他與妻子蒙絲瑟拉及孩子定居於芝加哥郊區。
  
  
  
  





• 
  
  

  譯者介紹

  
  
  
  
  
  劉怡女
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  中興大學外文系畢業，英國東安格里亞大學社會經濟系碩士，現任職於媒體。作品有《跟TED學表達，讓世界記住你》（先覺出版）等書。
  
  
  
  
  

簡潔的威力：注意力短缺時代，說得越少，影響越大！－目錄導覽說明

• 
  
  前言為什麼「簡潔」是溝通的王道？
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  Part1 覺察：在一個渴求簡潔的世界提升覺察力
  
  
  
  
  
  1言語簡潔何以至關重要？
  
  
  
  
  
  2打通塞爆的大腦
  
  
  
  
  
  3簡潔為何難以做到：潛藏的七大罪
  
  
  
  
  
  4精簡的爆炸式變革
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  Part2 紀律：打造清晰扼要的紀律
  
  
  
  
  
  5建立心智肌肉的記憶
  
  
  
  
  
  6做圖：從心智圖到BRIEF圖
  
  
  
  
  
  7陳述：敘事的角色
  
  
  
  
  
  8陳述：TALC對話法
  
  
  
  
  
  9呈現：讓一張圖勝過千言萬語
  
  
  
  
  
  10將簡潔應用在職場
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  Part3 決斷：知道在何時、何處應用簡潔的決斷力
  
  
  
  
  
  11開會要懂得折衷妥協
  
  
  
  
  
  12數位訊息短短的就好
  
  
  
  
  
  13讓簡報更加短小精悍
  
  
  
  
  
  14推銷詞短短的就好
  
  
  
  
  
  15以簡潔的方式解釋好點子
  
  
  
  
  
  16不只是寒暄
  
  
  
  
  
  17控制得宜的對話是面試成功的重要關鍵
  
  
  
  
  
  18傳達好消息要簡潔
  
  
  
  
  
  19傳達壞消息也要簡潔
  
  
  
  
  
  20報告進度的神奇數字
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  Part4 簡潔之道
  
  
  
  
  
  摘要和行動計畫
  
  
  

2.打通塞爆的大腦

長話務必短說。現今這個腳步飛快的世界，充斥著資訊、注意力匱乏、干擾，以及不耐，你必須在觀眾分心之前就切入重點。

◆精簡可瞬間釋放壓力

一名主管培訓師曾經這麼對我說：「你簡直找不到有哪一個商界人士，會在一個工作天的結束之際說：『我還有多餘腦力可處理更多事務』。」辦公室裡的人腦力都被壓榨到極限。若你能做到精簡，他們的日子會立刻因為你而變得好過許多。他們會記得這項實惠，進而對你產生感謝之情。

壓力的來源是什麼？主管日益沉重的負擔包括： 1. 資訊氾濫：源源不絕的文字、圖像、聲音，以及社群媒體。 2. 注意匱乏：大家已經無法聚焦在一件事物上超過十秒鐘。 3. 干擾過多：接踵而來的問題互相搶奪你的時間與思緒。 4. 急躁不耐：對等候結果越來越沒耐性。 這就是你的世界，也是我的世界，而且情況仍在日益惡化。

◆對抗海量資訊 當我們平平安安地在陸地行走時，可以神智清明地思考，倘若我們要溺斃了，這時腦海裡只會出現一個聲音：快找到救生圈。如今大家面對的血淋淋現實是，我們快被資訊滅頂了，無論到哪裡，資訊洪氾永遠如影隨形。

如今的主管一早醒來，就會拿起手機查看簡訊、電子郵件、訊息更新、體育、股市，以及其他新聞。吃早餐的時候就閱讀、轉貼推特或臉書文章。前往辦公室的路上則開始打電話、收發電子郵件，同時聽音樂，藉此「放鬆一下」。

進辦公室之後，迎面而來的是會議預約和更多的電子郵件。然後他們開始看好笑的YouTube影片，一邊閱讀電子報，一邊聽語音留言。接著他們上公司內部入口網站。到了這時候，一天的工作都還沒正式開始呢。

這一天才剛開始，他們的注意力就已經被嚴重消耗。不斷湧入的電子郵件、簡訊、會議邀請和待辦事項提醒，使得他們在會議中頻頻檢查手機。雖然他們在開會時偶爾會點個頭，但這並不表示你的說詞已經被買單了。他們只是想表示友善而已。所以，你得認清敵人的面貌，才能夠克敵取勝。不斷與你為敵的是以下四種力量。

◎資訊氾濫—水位節節漲高

有個主管是這麼解釋的：「我每天要開兩個會，各為一小時。在其中一個會議，那群人得花五十分鐘才會講到正題。」她說：「但我的腦力可能沒辦法撐那麼久。」另一群人會在前十分鐘就切入重點。接下來五十分鐘則用於釐清最初幾分鐘提到的事項。「第一群人不知道如何把事情講清楚，也分不清輕重緩急。第二群人恰恰相反，會在一開始就點出重點。」「也許他們要談的事都差不多，」她說：「但最後我們非常喜歡第二群人，對第一群人沒有好感。」Atlassian軟體公司曾發布一項調查，指出專業人士平均每週收到三百零四封電子郵件。根據凱鵬華盈風險投資公司的年度網路趨勢報告，一般人平均每天察看手機達一百五十次。 在二○一二年《國際傳播期刊》的一篇文章中，加州大學聖地牙哥分校教授羅傑．保恩及詹姆斯．修特指出：「二○○八年，美國人於工作之外花在資訊上的時間，總時數達一?三兆小時，相當於每人每天將近十二小時。」

我們隨時保持在與外界聯繫狀態，無論是在車上、在家裡，或在辦公室。一切事物都可被視為資訊來源。這也就是說，你的話有沒有被聽進去、想法是否被接受或遭到忽略，區別就在於你的精簡技巧，即快速切入重點的能力。

◎注意匱乏—大腦肌力變弱 資訊氾濫會弱化我們聚焦及分辨輕重緩急的能力。一份被廣泛引述的研究指出，過去五年來我們的平均專注時間，已經從十二秒降至八秒鐘。

《讓腦力化為最強工作力》作者大衛．洛克認為，若是長時間被干擾多次，勢必會波及大腦的運作能力。他在這本書寫道：「一小時內轉移焦點十次（有個研究顯示，上班族轉移焦點頻率達每小時二十次），你的思考能產生建設性成果的時間，就會被縮減到少得可憐。腦能量消耗意味著理解、決定、回想、記憶、自制能力都會隨之下降。最後你可能會在重要的工作上犯錯。」

我不斷聽到各個階層的主管訴苦，說他們每天下班之際都覺得筋疲力盡，感到自己似乎罹患了注意力缺陷症（ADD），他們的注意力跳來跳去、無法集中。事實上，已經有科學家相信隨時處於「開機」狀態、不停接收資訊的人智商會暫時下降。此外，史丹福大學研究人員針對大腦經常多工運作的人做了研究，結果發現這些人更不容易專注在各種媒體形式的資訊上。「當他們處於有多重資訊來源的外部環境中，或內在記憶裡，他們比較無法從中篩選出與當下目標最切題的資訊。」研究報告作者安東尼．瓦格納副教授認為：「篩選能力下滑，意味著他們容易被不相干的資訊拖累思考速度。」

各位不妨將專注時間看成一種肌力。如果我們整天以各種方式使用這塊肌肉，它當然會開始疲憊，這就是為什麼我們的注意力在早上往往勝過下午。若我們對所有資訊照單全收，維持長時間專注的能力就會逐漸深受影響。

◎干擾過多—到了必須警戒的地步

研究指出，一般員工平均每八分鐘受到一次干擾，即每小時得應付六～七次干擾。這相當於一天八小時的工作時間內，我們經歷了高達五十至六十次的干擾。

除了外界干擾，我們也會自己干擾自己。你可能正在應付一個棘手的工作，這時候出現其他比較輕鬆或比較有趣的事占去了你的注意力。一般人自然會比較想做另外那件事，這幾乎是巴夫洛夫制約反應。 舉例來說，假設我坐在安靜的房間裡，思考著一項重要專案。我閱讀大量資料、振筆疾書、抽絲剝繭進行深入分析。但沒多久我就開始轉念：「東西變得越來越複雜了。來看手機有沒有新訊息，放鬆一下。」於是我放下了手上的工作。又或者我正在讀一封同事寄來的電子郵件，信件內容略嫌冗長，而且很難專心把它看完，因為這名同事東拉西扯講不到重點，所以我決定先擱著這封信，改做其他較不費勁的事。我可能會去看其他人的訊息，或發簡訊給某個人。

加州大學爾灣分校資訊學教授葛洛莉雅．馬克研究發現，一般員工在遭到外界干擾，或自己干擾自己之前，平均花十一分四秒在每件工作上，然後會轉而進行另一項工作。她指出，員工一旦受到干擾，得過二十五分鐘才能回到原來的工作上。

事實上，根據BaseX數據庫的資料，一般員工每天浪費二．一個小時在「無足輕重的干擾與分心」上。

這些干擾在商業界代價不斐，精確來說，它造成每年高達五、八八○億美元的營收損失。

◎急躁不耐—時間如消蝕的薄冰

由於現今職場的變化，大家都變得越來越急不可耐。

說穿了，如今我們在任何一件工作上花的時間都不夠多。美國人平均花多少時間讀完一個網頁的內容？五十六秒。看一支Youtube影片的時間？根據二○一○年的調查，只有三．九五分鐘。科技日新月異，連帶使得我們預期所有事物皆以高速進行。假如你不能在大家預期的時間內切入重點，對方可能會失去耐性。這讓我們在日常事物上變得十分急躁，而主管花費最多時間的日常事物就是開會。麥克．克拉戈在他的著作《設計完美會議》提到：「近五成會議並未有效運用大家的時間……開會次數是真正需求的兩倍。若會議能妥善規畫執行，開會時間也可銳減至一半以下。」

谷歌公司解決這個問題的辦法，就是在牆上投射一個四呎長的碼錶影像，為會議時間進行倒數計時，並規定絕對不可逾時。這個超大型的鐘提醒所有與會者時間寶貴，跟手臂一樣長的分針則告誡大家切勿讓時間從指尖流走。

這一切代表著什麼？ 若你要在別人的生活中添加干擾、資訊量、耗費時間或複雜性，你等於是在鼓勵他們乾脆將你排除在外。假如你無法提高自己在這方面的敏感度，最後的結果就是他們學會了永遠對你關上大門。

這年頭，不是你的點子夠好、頭銜夠重要，或分配到的時間足夠，你就可以按照自己的喜好發表意見。你必須把想說的內容整理得更精實、也更容易消化吸收。經過濃縮、直達精華的菜才能端上桌，否則就等著被打入冷宮吧。

◆測試你自己 你可以從哪些方面著手，讓你的溝通變得更有效率？以下問題可用於測試你的精簡技巧到什麼程度。請花些時間想想，以下這些事你或你的組織成員能夠做得多麼到位：

自我檢驗精簡度 1. 我能不能將一小時的複雜資訊，濃縮成兩分鐘的匯報？ 2. 我寫的電子郵件，能不能在五行內就切入重點？ 3. 我的簡報投影片數量，能不能縮減至十張以下，而且圖像遠多過文字？ 4. 我能不能將複雜概念轉化為簡單故事、比喻，或軼聞？ 5. 我能不能寫出新聞寫作水準的標題？ 6. 我是否能以直白的文字，而非商業術語或行話做出清晰扼要的陳述？ 7. 言談中若有人分心，我是否能立刻察覺？